Опишем жизненный цикл договора на проектно-изыскательские работы и сопутствующих ему документов. Сотрудники, занимающиеся оформлением договоров, тратят свое время на подготовку, затем корректировку по замечаниям заказчика или подрядчика. Эти процессы итерационны, так как каждый участник пытается включить в договор условия, максимально комфортные для себя. Дальнейшее развитие ситуации – это вероятное появление дополнительных соглашений или соглашений о расторжении договора. С еще большими проблемами сталкиваются при подготовке, согласовании и получении оригиналов первичных документов. Знакомая ситуация? Наверное, многие сталкивались с этим и сейчас остро ощутили это не комфортное состояние. Обратившись к ООО «Технология» г. Ижевск, специализирующейся на выполнении проектно-изыскательских работ в области проектирования промышленных объектов, с просьбой посчитать полные затраты на сопровождение одного договора и всех его документов, получили следующий ответ: «Проведя мониторинг всех процессов и посчитав все временные затраты участников процесса средняя стоимость одного договора составила порядка 5 000 (пяти тысяч) рублей». Учитывая, что договоров достаточно много, то стоимость получилась очень высокой.
Так имеется ли выход из этой ситуации? На сегодняшний день существует много универсальных программ для осуществления документооборота. В том числе известный Диадок. Все они нацелены на охват разных отраслей, поэтому документы настолько универсальны, что требуют доработки и адаптации. На платформе ПИРС, созданной для управления проектно-изыскательскими работами, пошли по иному пути. Модуль документооборота привязан к конкретным действиям, совершаемым пользователями в процессе использования функционала платформы. При выборе исполнителя формируется договор, который универсален для проектно-изыскательских работ. Заказчик и подрядчик, изучив его однажды, не тратит дополнительное время на повторное изучение. После приемки документации формируется акт приема-передачи работ, который также имеет стандартизированный вид. При необходимости, заказчик может изменить условия, сформировав дополнительное соглашение и даже расторгнуть контракт, если исполнитель не может или не хочет исполнять свои обязательства. Все действия формируются буквально в пару кликов. Немаловажно, что заказчик и подрядчик могут подписать все документы простой электронной подписью из любого места, где есть доступ к платформе, и она легитимна и юридически значима, если обе стороны приняли эту значимость. Повторив все те же операции на ПИРС ООО «Технология» убедилась, что общие затраты на ведение договора сократились более чем в 10 раз и составили около 450 руб. за один договор.
Экономия по сопровождению договоров на специализированных площадках, помогает экономить средства и развиваться предприятиям малого и микробизнеса, индивидуальным предпринимателям и самозанятым, которые всегда находятся в поиске способов сокращения затрат.
